Por el equipo de ManualesDeFranquicia.com. Basado en los manuales de operaciones de una cadena de restaurantes española que llegó a tener 12 franquicias.
Respuesta rápidaPara saber cuánto pedir usa esta fórmula: cantidad a pedir = cantidad necesaria + stock de seguridad − stock disponible. La cantidad necesaria es lo que prevés consumir hasta el siguiente pedido; el stock de seguridad, como referencia, un 25 % de esa cantidad; el stock disponible, lo que tienes en el almacén. Redondea el resultado al formato de tu proveedor.
La fórmula, término a término
Término
Qué significa
Cantidad necesaria
Lo que prevés consumir hasta el siguiente pedido, según tus ventas.
Stock de seguridad
Margen para una demanda mayor de la prevista. Referencia: un 25 % de la cantidad necesaria, ajustado según rotación, caducidad y espacio.
Stock de referencia
Cantidad necesaria + stock de seguridad. Fíjalo para cada producto.
Stock disponible
Lo que hay en el almacén al hacer el pedido.
Ejemplo
Prevés usar 40 kg de pollo hasta el próximo pedido. Stock de seguridad (25 %): 10 kg. En la cámara quedan 12 kg.
Pedido = 40 + 10 − 12 = 38 kg, que ajustas al formato del proveedor: por ejemplo, 4 cajas de 10 kg.
Un calendario de compras sencillo
Día
Qué hacer
Domingo
Inventario de producto con el local cerrado.
Lunes
Pedidos de la semana con la fórmula.
Martes a viernes
Recepción: comprobar el pedido contra el albarán, temperaturas y caducidades.
Jueves
Revisión de stock y pedido de refuerzo para el fin de semana si hace falta.
Errores que suben tu coste
Pedir «a ojo» sin mirar el inventario.
No tener un stock de referencia por producto.
No revisar los pedidos al recibirlos.
Comprar de más por una oferta que acaba caducando.
No registrar las incidencias con los proveedores.
Plantilla Excel de proveedores y pedidos
El Manual de Aprovisionamientos incluye una plantilla que calcula sola el stock de seguridad y cuánto pedir de cada producto, en formatos de proveedor.
Es una cantidad extra para cubrir una demanda mayor de la prevista o un retraso del proveedor. Como referencia, un 25 % de lo que esperas consumir hasta el siguiente pedido.
¿Qué pasa si pido de más?
Inmovilizas dinero, ocupas espacio y aumenta el riesgo de que el producto caduque, lo que sube tu food cost.
¿Cada cuánto hay que hacer inventario para pedir bien?
El de producto, cada semana; por ejemplo, el domingo después del cierre, para hacer los pedidos el lunes.
¿Sirve la fórmula para la bebida?
Sí. Funciona igual para comida, bebida y envases; solo cambia el formato de compra.
Por el equipo de ManualesDeFranquicia.com. Basado en los manuales de operaciones de una cadena de restaurantes española que llegó a tener 12 franquicias.
Respuesta rápidaPara franquiciar un restaurante en España necesitas: 1) un concepto probado y rentable en al menos un local propio; 2) la marca registrada en la OEPM; 3) los manuales operativos que transmiten tu saber hacer; 4) el documento de información precontractual, que debes entregar al menos 20 días hábiles antes de firmar o cobrar; 5) un contrato de franquicia redactado por un abogado, y 6) una central capaz de formar y apoyar a la red. Desde 2018 ya no es obligatorio inscribirse en el Registro de Franquiciadores.
1. Un concepto probado
Una franquicia vende un modelo que funciona. Antes de franquiciar, tu local propio debe demostrar que es rentable y que su éxito no depende solo de ti. Documenta tus números: ventas, ticket medio, coste de producto, coste de personal y rentabilidad.
2. La marca registrada
La marca es lo que cede el franquiciador. Regístrala en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) antes de expandirte, en las clases que cubren tu actividad. En hostelería, normalmente la clase 43 (servicios de restauración) y la 35 (publicidad y gestión de negocios comerciales). Si vendes productos envasados, puede que necesites otras.
3. Los manuales operativos
Los manuales son el «saber hacer» que transmites al franquiciado: cómo se hace cada cosa para que todos los locales funcionen igual. Una red completa suele cubrir estas áreas:
Manual
Qué recoge
Modelo de negocio
Concepto, cliente, formatos de local, criterios de ubicación, marca y confidencialidad
Procedimientos operativos
Apertura, servicio, cierre, seguridad alimentaria, atención al cliente y mantenimiento
Oferta comercial
Carta, fichas técnicas, escandallos, precios y alérgenos
Recursos humanos
Perfiles de puesto, selección, acogida, turnos, retribución y formación
Aprovisionamientos
Proveedores homologados, pedidos, recepción e inventario
Marketing
Estrategia, imagen, soportes, fidelización y marketing local
Organización
Estructura de la central, asistencia al franquiciado y supervisión
Administración
Indicadores, control de costes, cierre mensual y caja
Control y auditoría
Informe mensual, test de supervisión, mystery shopping e indicadores financieros
4. La información precontractual
Según el artículo 62 de la Ley 7/1996 de Ordenación del Comercio Minorista y el artículo 3 del Real Decreto 201/2010, el franquiciador debe entregar por escrito al futuro franquiciado, al menos veinte días hábiles antes de firmar el contrato o de cualquier pago, información sobre: sus datos y registro mercantil, los derechos sobre la marca, el sector, su experiencia, el sistema de franquicia y la inversión estimada, la red en España (incluidas las bajas de los últimos dos años) y los elementos esenciales del contrato.
5. El contrato de franquicia
Regula la duración, la exclusividad territorial, el canon de entrada, los royalties, el fondo de marketing, las obligaciones de cada parte y las causas de resolución. Debe redactarlo un abogado especialista en franquicias.
6. Una central que dé servicio
El franquiciado paga por un modelo y por un apoyo continuo: formación inicial, asistencia en la apertura, compras, marketing y supervisión. Antes de vender la primera franquicia, define quién se encarga de cada área en tu central.
¿Y el Registro de Franquiciadores?
Las obligaciones de comunicación al Registro de Franquiciadores se derogaron con el Real Decreto-ley 20/2018. Hoy no es obligatorio inscribirse, aunque sí lo es la información precontractual. Consulta siempre la normativa vigente con tu abogado.
Los manuales de una red de 12 franquicias, listos para tu marca
La Edición Franquiciador incluye los 9 manuales redactados para entregar a tus franquiciados, con licencia para tu red.
¿Es obligatorio inscribirse en el Registro de Franquiciadores?
No. Las obligaciones del Registro de Franquiciadores del Real Decreto 201/2010 se derogaron con el Real Decreto-ley 20/2018. Sí sigue vigente la obligación de entregar la información precontractual.
¿Con cuánta antelación hay que dar la información precontractual?
Al menos veinte días hábiles antes de firmar el contrato o de que el futuro franquiciado haga cualquier pago, según el artículo 3 del Real Decreto 201/2010.
¿Cuántos manuales necesita una franquicia?
No hay un número legal. Lo habitual es cubrir todas las áreas del negocio: modelo de negocio, procedimientos operativos, oferta y fichas técnicas, personal, compras, marketing, organización, gestión económica y control.
¿Necesito un abogado para franquiciar?
Sí, para el contrato de franquicia y el documento de información precontractual. Los manuales operativos los puedes preparar tú con tu equipo.
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Respuesta rápidaUn checklist de apertura comprueba acceso y alarma, personal uniformado, equipos encendidos, temperaturas de cámaras anotadas, fondo de caja contado, existencias revisadas, elaboraciones del día preparadas y sala y aseos limpios. El de cierre comprueba arqueo de caja, pedidos de mañana, cámaras cerradas y producto etiquetado, limpieza, gas y equipos apagados, y alarma conectada. Lo firma el responsable del turno cada día.
Por qué usar un checklist
Con un checklist, el local funciona igual esté quien esté: el servicio no depende de la memoria de nadie, los nuevos aprenden antes y el responsable puede comprobar de un vistazo que todo se ha hecho. Además, deja constancia de los controles de seguridad alimentaria.
Checklist de apertura
Área
Comprobación
Acceso
Puertas y persiana sin señales de manipulación; alarma desconectada
Equipo
Todo el personal uniformado e identificado
Equipos
Luces, pantallas y climatización encendidas; TPV y datáfono operativos
Equipos
Freidora (nivel y estado del aceite) y plancha encendidas
Frío
Temperaturas de cámaras y congeladores anotadas
Caja
Fondo de caja contado y cambio suficiente
Existencias
Stock de alimentos, bebidas y envases revisado; producto del día descongelando en cámara
Producción
Elaboraciones del día preparadas según las fichas técnicas
Sala
Dispensadores, servilleteros y cartas repuestos; terraza montada y limpia
Limpieza
Local limpio y aseos con papel y jabón
Checklist de cierre
Área
Comprobación
Caja
Arqueo hecho y cuadrado con el TPV; fondo de caja para mañana preparado
Revisión
Recorrido del local hecho; desperfectos comunicados
Existencias
Stock revisado y pedidos de mañana anotados
Frío
Cámaras cerradas y en temperatura; producto tapado y etiquetado
Terraza
Terraza desmontada, limpia y recogida
Limpieza
Plan de limpieza diario completado; aseos limpios y repuestos
Equipos
Freidora, plancha y gas apagados; grifos cerrados
Equipos
Ordenadores apagados (no solo bloqueados)
Salida
Luces apagadas, alarma conectada, puerta cerrada y persiana bajada
Cómo implantarlo en tu local
Adapta las tareas a tus equipos, tu horario y tu carta.
Imprime el checklist y cuélgalo en un lugar visible.
Nombra un responsable de apertura y otro de cierre en cada turno.
Exige firma, fecha e incidencias cada día.
Revisa los checklists una vez por semana y corrige lo que se repita.
Checklists y registros listos para imprimir
El Manual de Procedimientos incluye los checklists de apertura y cierre, el registro de temperaturas y el de recepción de mercancía, más todos los procedimientos del día a día.
La persona responsable del turno de apertura. Debe firmarlo con la fecha y anotar cualquier incidencia para que el siguiente turno la conozca.
¿Cuánto tiempo antes de abrir hay que llegar?
Depende de la elaboración previa de tu carta. Calcula el tiempo que tardas en completar el checklist y añade un margen; en muchos locales es de 45 a 90 minutos.
¿Hay que guardar los checklists firmados?
Es recomendable guardarlos junto con los registros de temperatura, porque demuestran que se cumplen los controles diarios ante una inspección.
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Respuesta rápidaComo referencia orientativa, el food cost (coste de producto) de un restaurante suele estar entre el 25 % y el 35 % de las ventas netas sin IVA. Sumado al coste de personal, no debería superar el 60–65 %. Se calcula cada mes así: (inventario inicial + compras − inventario final) ÷ ventas netas × 100.
Referencias orientativas de costes en hostelería
Indicador
Fórmula
Referencia orientativa
Coste de producto (food cost)
Coste de producto ÷ ventas netas × 100
25 % – 35 %
Coste de personal
Coste de personal ÷ ventas netas × 100
25 % – 35 %
Coste principal
Producto + personal
Por debajo del 60 % – 65 %
Alquiler
Alquiler ÷ ventas netas × 100
Por debajo del 10 % – 12 %
Cada concepto tiene sus propios números: una cafetería suele tener un coste de producto más bajo que una marisquería. Lo importante es fijar tu objetivo y compararlo cada mes.
Cómo calcular tu food cost real del mes
Haz inventario a principio de mes y valóralo a precio de compra.
Suma todas las compras de comida y bebida del mes, sin IVA.
El teórico es el que sale de tus escandallos según lo que has vendido. El real es el que sale del inventario. Si el real es más alto, estás perdiendo producto en algún punto. Antes de buscar culpables, revisa lo administrativo: ¿se ha contado bien el inventario?, ¿los albaranes están bien introducidos?, ¿se han descontado abonos y devoluciones?
Cómo bajar el food cost sin bajar la calidad
Respetar las raciones de la ficha técnica al gramo.
Registrar a diario las mermas, invitaciones y consumo del personal.
Hacer inventario cada semana, con el local cerrado.
Pedir con la fórmula de stock de seguridad para no tener producto que caduque.
Revisar los escandallos cuando suben los proveedores y ajustar precios poco a poco.
Aplicar la ingeniería de menú: potenciar los platos que más margen dejan.
Controla tus números cada mes
El Manual 08 incluye el cierre financiero mensual, la hoja de inventario, el registro de mermas y el arqueo de caja, listos para usar.
Es el porcentaje de las ventas que se va en comprar la comida y la bebida que vendes. Se calcula dividiendo el coste de producto consumido entre las ventas netas sin IVA.
¿Qué food cost es bueno para un restaurante?
Como referencia orientativa, entre el 25 % y el 35 % de las ventas netas. Lo importante es fijar tu objetivo según tu concepto y compararlo cada mes.
¿Por qué mi food cost real es más alto que el de mis escandallos?
Por mermas, raciones más grandes de lo indicado, invitaciones y consumo del personal sin registrar, errores de inventario o albaranes mal introducidos, y robos. Un inventario semanal y un registro de mermas ayudan a encontrar la causa.
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Respuesta rápidaUn escandallo es el cálculo del coste exacto de un plato. Se hace en cinco pasos: 1) lista los ingredientes y su cantidad por ración; 2) calcula el coste por gramo, mililitro o unidad (precio de compra ÷ cantidad del formato); 3) corrige ese coste con la merma si la cantidad es peso limpio o cocinado; 4) multiplica cantidad × coste unitario, suma y añade el packaging si es para llevar; 5) divide el coste entre tu porcentaje de coste objetivo para obtener el precio sin IVA y súmale el 10 % de IVA.
Qué es un escandallo y para qué sirve
El escandallo te dice cuánto te cuesta cada plato que vendes. Sin él no sabes si un plato gana o pierde dinero, ni si su precio es correcto. Es la base para fijar precios, negociar con proveedores y decidir qué platos mantener en la carta.
Cómo hacer un escandallo en 5 pasos
Lista los ingredientes con la cantidad exacta por ración, tal como aparece en la ficha técnica del plato.
Calcula el coste por unidad de uso de cada ingrediente: precio del formato ÷ cantidad del formato. Por ejemplo, un saco de 10 kg a 18,50 € cuesta 0,00185 € por gramo.
Aplica la merma si la cantidad de la receta es peso limpio o cocinado: divide el coste unitario entre (1 − merma).
Multiplica y suma: cantidad × coste unitario de cada ingrediente. Si el plato es para llevar, añade caja, tapa, recipientes, bolsa y servilletas.
Calcula el precio: coste del plato ÷ % de coste objetivo = precio sin IVA. Súmale el IVA y redondea a un precio comercial.
Ejemplo real: ración de 5 unidades de producto frito para llevar
Este es el escandallo de un plato real de la cadena en la que se basan nuestros manuales, con un coste de producto objetivo del 33 %:
Concepto
Coste
5 unidades de producto (0,22 € cada una)
1,100 €
Caja de cartón
0,140 €
Recipiente de salsa
0,020 €
Tapa
0,010 €
Bolsa
0,041 €
Servilletas (3)
0,018 €
Coste total del plato
1,329 €
× 3 (coste de producto objetivo del 33 %)
3,99 €
+ 10 % de IVA
4,39 €
Precio de venta recomendado
4,40 – 4,50 €
El packaging, que parece insignificante, suma casi un 20 % del coste de esta ración. Es el error más habitual en los escandallos de comida para llevar.
La merma: el coste que no se ve
Muchos productos pierden peso al limpiarlos, descongelarlos o cocinarlos. Si un kilo de carne cruda se queda en 650 g una vez cocinada, el coste real de cada gramo cocinado es el precio ÷ 0,65. Con la carne a 12 €/kg, el gramo cocinado no cuesta 0,012 €, sino 0,0185 €: un 54 % más.
Para medir tu merma, pesa el producto antes y después de prepararlo dos o tres veces y saca la media. Aplícala solo cuando la receta indique el peso ya limpio o cocinado; si indica el peso tal como lo compras, la merma ya está pagada.
Errores frecuentes al hacer escandallos
Olvidar el packaging en los platos para llevar y a domicilio.
No aplicar la merma en carnes, pescados y verduras que se limpian.
No actualizar los escandallos cuando sube un proveedor.
Copiar el precio de la competencia en lugar de calcularlo desde el coste.
No tener en cuenta la comisión de las plataformas de reparto al fijar el precio en ellas.
Plantilla de escandallos en Excel
El Manual 03 incluye una plantilla que calcula sola el coste, el % de coste y el precio recomendado de cada plato, fichas técnicas reales y la matriz de alérgenos.
¿Qué diferencia hay entre escandallo y ficha técnica?
La ficha técnica dice cómo se hace el plato (ingredientes, cantidades, elaboración y presentación). El escandallo dice cuánto cuesta. Se hacen juntos: las cantidades del escandallo salen de la ficha técnica.
¿El escandallo se calcula con o sin IVA?
Los costes se calculan normalmente sin IVA, porque el IVA de tus compras lo compensas en tus declaraciones. El IVA (10 % en hostelería para comida) se suma al final, sobre el precio de venta. Confirma tu caso con tu gestoría.
¿Cada cuánto hay que actualizar los escandallos?
Cada vez que cambie el precio de un ingrediente importante, el proveedor o la receta, y al menos dos veces al año para toda la carta.
¿Hay que incluir el packaging?
Sí, siempre en los platos para llevar y a domicilio. En el ejemplo de este artículo, el packaging supone casi el 20 % del coste del plato.